In 1971 verstuurde computerprogrammeur Raymond Tomlinson de allereerste e-mail. De impact van zijn uitvinding kon hij niet voorzien. Vijftig jaar later is het gebruik van e-mail niet meer weg te denken uit onze (zakelijke) communicatie. Een belangrijk voordeel van e-mail is de snelheid. Maar net als bij het schrijven van een brief, is het belangrijk om een e-mail met aandacht te formuleren. E-mail heeft ook onze internationale contacten aangewakkerd. Dit brengt een extra uitdaging met zich mee. Want hoe schrijf je een nette, formele e-mail in een andere taal? Hieronder leggen wij je uit hoe je in vijf stappen een zakelijke e-mail in het Engels schrijft.

1. Greeting
Begin met een passende begroeting, zoals “Dear Mr Adams”. Eventueel gevolgd door de zin “I hope this email finds you well”. Heb je al eerder contact gehad met de persoon aan wie je de e-mail richt, dan is een begroeting met alleen de voornaam, zoals “Hi Jack”, ook een passende begroeting.

Begroeting: ‘Dear Mr/Ms [surname]’ of ‘Hi [first name]’

2. Introduction
Begin je e-mail met een korte introductie. Bij een eerste contact is dit de plek om jezelf te introduceren: “My name is Ian Reitsma and I work as a [..] at Ziggurat Taaltrainingen”. Daarna kan je verwijzen naar eventuele eerdere contactmomenten: een telefoongesprek of een kennismaking op een beurs.

Introduceer jezelf
Verwijs naar eerdere contactmomenten

3. Purpose of your email
Vervolgens maak je duidelijk wat het doel van je e-mail is: wil je de geadresseerde informeren, heb je een vraag of een verzoek? Dit maak je duidelijk in de hoofdtekst van je e-mail. Dit doe je bijvoorbeeld met zinnen als “I would like to update you on..”, of “I was hoping to get your input on..”. Zorg dat je dit doel ook aangeeft in het onderwerp van je e-mail. Zo weet de ontvanger in één oogopslag welke actie de e-mail vraagt.

Maak het doel van je e-mail duidelijk

4. Action points
De hoofdtekst sluit je af met eventuele actiepunten voor de geadresseerde, bijvoorbeeld wanneer je de feedback op het gestuurde stuk graag zou ontvangen: “I’d be very grateful if you could provide me with your thoughts by Friday?”.

Formuleer actiepunten: ‘I don’t suppose you could let me know what you think by [day]?’ of ‘I would appreciate receiving your response at your earliest convenience.’

5. Sign-off
Tot slot zorg je voor een passende afronding van je bericht. De afsluiting van je e-mail is minstens zo belangrijk als de opening ervan. Zorg dat de afsluiting qua toon en stijl aansluit bij de rest van de e-mail. Is je toon formeel, dan kies je voor Sincerely of Kind regards gevolgd door je volledige naam en handtekening.

Kies een afsluiting die aansluit bij de toon van de e-mail.
Formeel: ‘Sincerely’ of ‘Kind regards’

Wil jij of één van jouw collega’s beter worden in het schrijven van Engelse e-mails? Bekijk dan onze cursus Zakelijk Engels op maat.